Как перестать тратить время впустую: избавление от ненужной работы в офисе
Каждый день миллионы людей идут на работу, выполняют определенные действия и получают результат своего труда. Степень измеримости результатов труда зависит в первую очередь от направления деятельности. Когда вы работаете на производстве в цеху – вы получаете количество произведенной продукции в единицу времени с установленными показателями качества (характеристики продукции). А есть интересная офисная работа, где результаты деятельности немного иные и за частую отсутствуют, хотя работа кипит полным ходом.
Об этом и пойдет речь.
Как часто вам приходилось говорить, слышать от коллег: Я очень занят…, у меня много дел, все завалены работой. Мы все так заняты. Спросите коллег в вашей компании, и это слово будет звучать с жаром. Люди с благоговением и уважением говорят о том, насколько кто-то «занят». Это знак отличия. Сотрудники все время что-то делают, бегают от встречи к встрече, предъявляя многочисленные требования к своему времени и энергии. Да, мы действительно очень заняты.
Но продуктивны ли мы? Потому что слова «занят» и «продуктивный» могут — и довольно часто являются — взаимоисключающими...
Интересно было бы посчитать экономические потери от работы в пустоту и на корзину в российских офисах за последние лет так пять. Сумма бы получилась космическая.
Итак, на что же мы теряем драгоценное время, силы и энергию в офисе:
Отчеты и презентации: часто сотрудники тратят огромное количество времени на подготовку отчетов и презентаций, которые не используются и просто отправляются в архив или не приносят никакой добавленной стоимости. А как часто они переделываются из-за того, что большой руководитель сам не знает, что и как ему надо. И все переделывается до последнего момента.
Бесконечные совещания: сколько времени сотрудники и руководители тратят на совещаниях, на которых даже не должны присутствовать, или совещания, которые проводятся только для того, чтобы "поговорить». А ведь это время можно потратить на полезную, продуктивную работу.
Излишняя бюрократия: оформление огромного количества бумаг и документов, которые не влияют на конечный результат, только отвлекает сотрудников от выполнения основных задач. Куча распорядительных документов, писем, согласований, одобрений и прочего.
Многозадачность или мультизадачность: попытка выполнять несколько задач одновременно может привести к тому, что ни одна из них не будет выполнена должным образом и необходимого результата не будет.
Чрезмерный контроль: слишком строгий контроль со стороны руководства может привести к потере мотивации и снижению продуктивности сотрудников.
Повторная работа: когда задачи возвращаются на доработку несколько раз, это отнимает время и энергию, которые могли бы быть направлены на решение новых задач. Но руководители зачастую не проводят анализ причин такой работы и не занимаются решением данной проблемы.
Неясные цели: отсутствие четких целей и задач может привести к растрате времени на задачи, которые на самом деле не важны для компании или это приведет к повторной работе на переделывание (так как ожидали другого).
Ожидание обратной связи: долгие ожидания обратной связи (или ее отсутствие) по выполненной работе могут привести к задержкам в выполнении следующих задач.
Какие же последствия у такой работы:
Снижение производительности: ненужные задачи и непродуктивная работа могут привести к снижению общей производительности компании.
Финансовые потери: время, потраченное на ненужные задачи, это деньги, которые могли бы быть вложены в более важные проекты или направлены на решение более важных задач.
Увеличение стресса: бесполезная работа может привести к увеличению стресса у сотрудников, что может негативно сказаться на их здоровье и психологическом состоянии.
Ухудшение морального климата: если сотрудники чувствуют, что их время тратится впустую, это может привести к снижению мотивации и удовлетворенности работой.
Утрата конкурентного преимущества: непродуктивная работа может привести к отставанию от конкурентов, которые более эффективно используют свое время.
Что же с этим делать? Главное в каждом случае необходимо анализировать ситуацию и подбирать соответствующие решения. Но в целом можно выделить следующие рекомендации:
Четкое определение целей и задач: четкое определение целей и задач может помочь сотрудникам сосредоточиться на наиболее важных задачах. Перед тем как поставить задачу необходимо задаться вопросами: «ЗАЧЕМ?», «ЧТО ОТ ЭТОГО МЫ ПОЛУЧИМ?» «КАКОЙ РЕЗУЛЬТАТ ЭТО ПРИНИСЕТ?». Если нет понимания зачем это делать, то скорее всего необходимо изменить подход к установлению задачи. Конкретное описание задачи позволит работнику лучше понять, что от него требуется, а руководителю получить тот результат, который нужен.
Сокращение избыточной отчетности: сокращение количества ненужных отчетов и презентаций может освободить время для выполнения более важных задач.
Оптимизация совещаний: продуктивное проведение совещаний может сократить их количество и поменьше отвлекать работников.
Перераспределение задач: перераспределение задач между сотрудниками может помочь устранить дублирование функций, получить достаточное количество времени на проработку вопроса и подготовку документов.
Качество подготовки документов/материалов. В случае наличия такой проблемы, проведение анализа, выявления причин и их устранения поможет оптимизировать «занятость» работников.
Оптимизация процессов: упрощение и оптимизация процессов может помочь сократить количество ненужных задач и увеличить продуктивность.
Обучение и развитие: обучение и развитие сотрудников может помочь им стать более продуктивными, эффективными.
Использование технологий: внедрение программного обеспечения для управления задачами и автоматизации процессов может значительно повысить продуктивность.
Уменьшение бюрократии: сокращение количества необходимых бумаг и документов может освободить время для более важных задач.
Улучшение коммуникаций: улучшение внутренних коммуникаций может помочь ускорить процесс получения и предоставления обратной связи.
Искоренение ненужной работы и повышение продуктивности требует систематического подхода и постоянного внимания. Важно помнить, что инвестиции в повышение эффективности работы сотрудников могут привести к значительным улучшениям в производительности и результатах компании.
Но не стоит забывать и об анализе проблематики, чем точнее вы определите причины возникновения проблем, тем эффективно вы сможете ее решить.
Например. Некачественная подготовка документов и ее переделывание. Какие причины могут быть:
- не четко, не конкретно поставлена задача (соответственно она будет выполнена так, как ее понимает работник),
- недостаточность компетенций работника на выполнение поставленной задачи,
- загруженность работника и отсутствие достаточного количества времени на проработку.
И для каждой причины есть соответствующие решения. Но если вы неправильно определите причину, то и решение будет не то и не приведет вас к решению проблем.