Совещания: как превратить бесполезные встречи в эффективные решения

Совещания, являются неотъемлемой частью рабочего процесса огромнейшего большинства компаний. Каждый день у большинства офисных работников и особенно руководителей проходит в совещаниях. Календарь все время забит и возникает вопрос: а когда же работать?

И тут совершенно резонно возникают следом другие вопросы: насколько эффективно проходят наши совещания? Почему их так много? Все ли работники нужны на этих совещаниях? И многие другие.

Совещания сами по себе являются отличным инструментом, в том числе для принятия решений, командной работы, выработки идей. Совещания даже могут позволять экономить время, как бы для многих это странно не звучало. Ведь эффективное и своевременное совещание позволяет быстрее найти и принять решение.

Но, к сожалению, зачастую такой инструмент используется неправильно. Примером тому является организация совещаний в компании (подразделении) нашего читателя.

«Добрый день, меня зовут Михаил. Я работаю в одном из подразделений крупной российской компании, близкой к государственному сектору. Базируемся в столице. Наша компания с большой историей и ранее занимала монопольное положение в одной из сфер по оказанию услуг населению.

Каждый день у нас проходит в совещаниях. Совещания начинаются с 9 утра и могут заканчиваться в 19-20 часов.

Назвать эффективными наши совещания очень сложно:

- очень часто организовываются совещания без указания перечня вопросов, планируемых к обсуждению;

- возникают ситуации, когда не понятно, кто должен готовить и направлять материалы к совещанию;

- совещание может ставиться прямо перед его началом и категорически нет времени на подготовку материалов;

- на совещаниях присутствует большое количество людей (которые сидят молча или занимаются своим делом), а тех, кто нужен иногда забывают позвать;

- часто на совещаниях во время обсуждения затрагиваются смежные темы и обсуждение переходит на них, а вопрос совещания остается в стороне и нерешенным;

- бывают ситуации когда все всё пообсуждали и разошлись, а решения никакого нет;

- зачастую совещания вообще ничем не заканчиваются, когда всем надо расходиться на следующие совещание (так как время вышло) и обсуждение вопроса продолжается потом или вообще он остается нерешенным;

- принимаемые решения не фиксируются и потом руководство забывает о принятых решениях;

На мой взгляд, такие совещания отнимают много времени, сил, а результата практически нет.

С уважением, Михаил. г. Москва.»

А ведь организация таких совещаний у нас не редкость. И что самое страшное, такие совещания не только не приносят ценности, но и являются экономически невыгодными. Ведь каждому участнику совещания осуществляется оплата его работы и стоимость таких потерь можно посчитать (стоимость человеко/часа умножить на кол-во времени, проводимых на таких совещаниях и суммировать по участникам).

Не обязательно делать очень точные расчеты, ведь даже очень примерные цифры могут заставиться задуматься.

Но есть и еще одна сторона у такого вопроса – это принятие неверного решения или потеря времени в связи с его непринятием. Последствия тут уж могут быть совершенно разные.

Так что же с этим делать? А в целом ничего сложного нет. Главное выработать подход и не отступать от него.

1. Цель совещания. Когда вы планируете совещание, задайте себе вопрос: зачем оно? И чем конкретнее цель, тем лучше. Просто «обсудить проблему» не подходит. Правильно: принять решение, выработать предложения (мозговой штурм) …. Определившись с целью не отступайте от нее при организации совещания и во время его проведения. Если нет конкретной цели возможно оно и не ненужно

2. Повестка совещания. Повестка совещания должна содержать как минимум перечень вопросов и ответственных за доклад и желательно время доклада/обсуждения. Повестка должна быть направлена участникам заранее.

3. Ограничение участников. Приглашайте только тех, кто необходим на совещании. Меньшее количество участников может снизить риски затягивания обсуждения и сохранить концентрацию на вопросе.

4. Управление временем. Установив продолжительность доклада/обсуждения и придерживайтесь ее. Можно назначить ответственного среди участников за контролем времени.

5. Формат проведения. Формат проведения совещания может варьироваться в зависимости от его целей и задач. Например, для обсуждения новых идей может быть использован мозговой штурм, а для принятия решений – структурированная дискуссия.

6. Соблюдение правил этикета. Совещание должно проходить в атмосфере уважения и взаимного доверия. Участники должны соблюдать правила делового этикета, избегать перебиваний и критики коллег без оснований.

7. Завершение совещания. Важно подвести итоги встречи, зафиксировать принятые решения и распределить обязанности между участниками. Это помогает всем участникам понять свои дальнейшие шаги и ответственность.

8. Документирование результатов. Результаты совещания должны быть документированы и разосланы всем участникам. Это позволяет всем иметь ясное представление о достигнутых договоренностях и предстоящих действиях.