Решения без ошибок: как руководителю принимать правильные решения
Принятие решений имеет важнейшее значение для успешного функционирования любой организации. Это процесс, в ходе которого определяется лучший вариант действий для достижения целей компании/подразделения.
Решения принимаются на всех уровнях управления:
Высший уровень управления: генеральные директора, члены совета директоров и топ-менеджеры принимают решения, касающиеся стратегического направления компании, крупных инвестиций, слияний и поглощений, а также других важных вопросов.
Средний уровень управления: руководители подразделений и менеджеры среднего звена принимают решения относительно оперативного управления, планирования, маркетинговых кампаний, управления персоналом и других текущих задач.
Нижний уровень управления: младшие менеджеры и линейные сотрудники принимают решения в рамках своих должностных обязанностей, например, по поводу выполнения конкретных задач или взаимодействия с клиентами.
и затрагивают все аспекты деятельности организации, например:
Маркетинговые решения: выбор рекламных каналов, определение целевой аудитории, разработка акций и скидок.
Финансовые решения: оптимизация бюджета, инвестирование средств, управление кредиторской и дебиторской задолженностью.
HR-решения: найм и увольнение сотрудников, обучение и развитие персонала, управление конфликтами и улучшение рабочей атмосферы.
Производственные решения: оптимизация производственного процесса, выбор поставщиков, контроль качества продукции.
IT-решения: выбор и внедрение IT-инструментов, обеспечение информационной безопасности, управление данными.
Коммуникационные решения: определение каналов общения с клиентами, партнерами и сотрудниками, управление корпоративным брендом
Правильный подход в принятие правильных решений ведет к устранению проблем, росту и развитию.
Но зачастую, к сожалению, принимаются решения ошибочные, связанные с плохой проработкой вопроса. Примером проблем с нами поделился наш давний знакомый, работающий в подразделении одной из российских Корпораций. И вот что он нам рассказал.
В его подразделении принятие решений происходит на основании критериев и факторов, которые не всегда соответствуют реалиям, а иногда даже противоречат друг другу. Во главу угла ставятся интерес отдельных руководителей, а не интересы компании в целом. Решения принимаются скорее на эмоциях, чем на основе аналитических данных. Даже когда результаты явно отрицательные, руководство настаивает на своем варианте, боясь потерять лицо или влияние. А на исправление ситуации, изменение решения может уйти до года времени.
Ключевые ошибки, которые он отразил:
Недостаточный анализ. Проблемы анализируются поверхностно, отсутствует анализ факторов, влияющих на варианты принятия решений, выводы формируются в больше степени экспертным мнением.
Политическое давление. Ключевые решения принимаются под влиянием интересов руководства или давления со стороны заинтересованных сторон. Так же решения могут приниматься на основе одного мнения руководителя, которое далеко не всегда является эффективным (но он никого не хочет слушать).
Отсутствие работы с рисками. При подготовке материалов для руководства не проводится анализ рисков и вариантов работы с ними.
Размытие ответственности. Любые более-менее серьезные решения выносятся на решение коллегиальных органов, либо выносятся на решение более высокого руководства или размыливаются в поисках лиц, его утверждающего. Это все приводит к большой потере времени.
Эмоциональные решения. Много решений принимается на эмоциях, а не на фактах и анализе.
Изменение принятых решений. Зачастую руководство «переобувается» на ходу, так как многие решения не фиксируются, то потом просто на просто меняется решение. И вся проделанная работа начинается с нуля.
Краткосрочные решения. Решения принимаются в основном по решению текущих проблем, чтобы «залатать текущие дыры» в процессах. Решения, направленные на долгосрочную перспективу минимальны
К чему же может привести такая деятельность.... А последствия могут быть серьезные. Рассмотрим основные из них.
Если решения принимаются без полного анализа всех доступных данных и альтернатив, это может привести к неправильным выводам и действиям в подразделении/компании.
Сосредоточение внимания только на краткосрочных результатах может привести к игнорированию долгосрочных стратегических целей. В итоге компания может упустить возможности для роста и развития.
Отсутствие анализа рисков может привести к принятию решений, которые окажутся неустойчивыми в случае возникновения непредвиденных событий
Вовлечение слишком большого количества людей в процесс принятия решений может замедлить этот процесс и привести к компромиссным решениям, которые никого не устраивают.
Решение, принятое под воздействием эмоций, может быть необдуманным и привести к негативным последствиям. Это может снизить доверие к руководству и его способности принимать рациональные решения.
Все это может привести к следующему:
Снижение эффективности. Неправильные решения могут привести к нерациональному использованию ресурсов, что снизит общую эффективность работы компании. Это может выразиться в потере времени, денег и других ресурсов.
Ухудшение морального духа сотрудников. Если сотрудники видят, что их усилия и идеи не приводят к положительным результатам, это может снизить их мотивацию и удовлетворенность работой. В результате компания может столкнуться с текучкой кадров и снижением производительности.
Финансовые потери. Принятие решений, которые не учитывают финансовые риски, не соответствуют стратегическим целям компании, или требуют больших затрат, но не приносят необходимого результата ведет к финансовым потерям.
Потеря конкурентоспособности. Компания, которая не может адаптироваться к изменениям рынка, условий, внешних факторов или не принимает своевременных решений, может потерять свою конкурентоспособность. Это может привести к снижению доли рынка и упущенным возможностям для роста и развития.
Технологическое отставание: Ошибки в выборе технологий или инвестиций в ИТ могут привести к технологическому отставанию компании. В современном мире, где технологии развиваются быстро, это может стать серьезным препятствием для дальнейшего роста и успеха.
Неудачные сделки и инвестиции: Инвестиции в проекты или приобретение активов, которые оказались неудачными, могут нанести значительный финансовый ущерб компании.
Разделение и разобщенность в команде: Решения, которые вызывают разногласия или недовольство среди сотрудников, могут привести к разделению и разобщению в команде. Это может негативно сказаться на командном духе и способности компании решать сложные задачи.
Что же с этим делать?
А все опять довольно-таки просто. Необходимо только желание руководителя внедрить у себя правильный подход и придерживаться его.
А с точки зрения подхода можно выделить следующие рекомендации:
1. Анализ ситуации. Прежде чем принимать решение, необходимо провести тщательный анализ текущей ситуации и коренных причин возникающих проблем. Это включает изучение всех доступных данных, определение ключевых факторов и выявление возможных рисков.
2. Работа с рисками. Необходимо определить риски принятия того или иного решения и определить мероприятия для минимизации рисков или работу с рисками. Это позволит минимизировать или избежать трудностей в будущем.
3. Поиск альтернатив. Важно рассмотреть несколько альтернативных вариантов решения проблемы. Это поможет выбрать наилучший вариант, учитывая все возможные последствия, плюсы и минусы принимаемого решения.
4. Решения должны учитывать краткосрочную среднесрочную и долгосрочную перспективу в зависимости от решаемых задач и поставленных целей.
5. Оценка альтернатив. Каждой альтернативе следует присвоить определенный вес, исходя из ее потенциальной эффективности, рисков и затрат. Это позволит сравнить разные варианты и выбрать оптимальный.
6. Проверка гипотез. Принимаемые решения должны основываться на проверенных гипотезах и фактах, а не на субъективных мнениях. Это обеспечит более точное прогнозирование результатов.
7. Типизация материалов/документов. Сделайте шаблон документа для принятия решения, в котором будет обязательно отмечено следующее: описание текущей ситуации/проблемы, ключевые причины возникновения проблемы или предпосылки для внедрения решения, цели, которые необходимо добиться, варианты решения с описанием обоснования плюсов, минусов и рисков для каждого варианта и выбор наиболее приемлемого.
8. Качество подготовки документов. От качества проработки вопросов зависит результат и правильность принятия решения. Чем лучше вы проанализируете ситуацию, оцените факторы влияния, и прочие моменты тем более правильно решение вы примите.
9. Документирование решений. Решения должны быть хорошо проработаны, зафиксированы и доведены до всех заинтересованных лиц.
10. Использование моделей и методов. Существует множество математических моделей и аналитических методов, которые могут помочь в принятии решений. Например, метод дерева решений, SWOT-анализ, анализ чувствительности и др.
11. Коллективное обсуждение. Важные решения следует обсуждать с коллегами и экспертами. Коллективный разум часто позволяет увидеть проблемы и возможности, которые не были заметны одному человеку. Но обсуждающие должны обладать соответствующими компетенциями и знаниями.
12. Разграничение полномочий и ответственности. Принятие решений не должно размываться, должны быть четко определены полномочия руководителей на принятие решений.
13. Мониторинг и корректировка. После принятия решения необходимо осуществлять мониторинг его реализации и при необходимости вносить коррективы. Это позволяет оперативно реагировать на изменения и улучшать процесс принятия решений.
Но все эти инструменты и рекомендации опять же можно применять неправильно. Например, вы применяете SWOT-анализ и даете его делать сотруднику, который в этом вообще не разбирается и не знает, что это такое или сотрудник делает поверхностный анализ. Какой результат вы получите? Правильно, никакой… Хотя мы же про менеджмент по-русски говорим… АВОСЬ повезет.
Будьте внимательны и подходите с толком к проработке вопросов для принятия решений, привлекайте компетентных специалистов, давайте им необходимое время, мотивируйте и все получится.