Перегрузка сотрудников: как распознать проблему и что делать?
Перегрузка сотрудников – это проблема, с которой сталкиваются многие компании.
Перегрузка сотрудников на работе — это ситуация, когда сотрудники получают слишком много задач или работают в течение долгого времени без достаточного отдыха (в том числе объем простых задач и сложных), что приводит к их переутомлению и снижению эффективности.
Как распознать проблему
Увеличение количества ошибок и снижение качества работы: если сотрудники стали чаще допускать ошибки, качество выполняемой работы снижается, нарушаются сроки выполнения задач, а если выполняются в срок, то их результат оставляет желать лучшего, то это может быть признаком перегрузки.
Снижение мотивации: если сотрудники становятся менее мотивированными и проявляют признаки выгорания, это тоже может быть связано с перегрузкой.
Причин перегрузки сотрудников может быть большое количество, но выделим некоторые из них
Неправильное распределение задач. Руководители могут неправильно распределять задачи между сотрудниками, что приводит к перегрузке некоторых из них. Например, руководитель может поручить одному сотруднику выполнение нескольких задач одновременно, что требует много времени и усилий. Как говорится везут на том, кто везет.
Разные компетенции работников. Если компетенции сотрудников сильно различаются, то более опытные и знающие работники могут быть перегружены при выполнении общих задач.
Недостаток ресурсов. Недостаток ресурсов, таких как люди, оборудование или время, может привести к тому, что сотрудники будут перегружены работой. Например, если в компании не хватает сотрудников, оставшиеся работники могут быть вынуждены выполнять больше работы, что приводит к перегрузке.
Неправильное понимание приоритетов. Руководители могут не всегда правильно понимать приоритеты задач, что приводит к перегрузке сотрудников. Например, руководитель может считать, что все задачи одинаково важны, и поручать их выполнение всем сотрудникам, что приводит к перегрузке.
Неэффективное управление временем. Неумение руководителей эффективно управлять временем может привести к перегрузке сотрудников. Например, руководитель может не учитывать, сколько времени потребуется на выполнение той или иной задачи, и ставить нереалистичные сроки, что приводит к перегрузке.
Отсутствие учета личных обстоятельств. Руководители могут не учитывать личные обстоятельства сотрудников, что также может привести к перегрузке. Например, если сотрудник недавно стал родителем и вынужден заботиться о ребенке и по каким-то причинам не уходит в декрет.
Ситуацию можно и нужно исправлять. Но что чаще делают наши руководители. Требуют от своих работников работать еще больше, ругают их за несвоевременное или некачественное выполнение задач, наказывают и так далее. Но все это может только усугубить ситуацию.
Что же делать?
Правильное распределение задач: руководители должны учиться правильно распределять задачи между сотрудниками, учитывая их навыки и опыт. Например, можно разделить задачи на части и поручить каждую часть отдельному сотруднику, что позволит равномерно распределить нагрузку.
Предоставление ресурсов: руководители должны обеспечивать сотрудников необходимыми ресурсами для выполнения задач. И это касается в том числе одного из самых важных ресурсов – время. Если выполнение задачи требует определённого количества времени, дайте его (планируйте заранее, освободите от других задач (например, через перераспределение, приоретизацию).
Установление приоритетов: руководители должны уметь правильно устанавливать приоритеты задач и доводить их до сведения сотрудников. Например, можно составить список задач в порядке их важности и поручать выполнение сначала самых важных задач. Тем более что в соответствии с законом Парето большинство задач дают минимум результата.
Обучение тайм-менеджменту: руководители должны проходить обучение тайм-менеджменту, чтобы эффективно управлять временем. Например, можно научиться составлять расписания и планировать время выполнения задач, чтобы избежать перегрузки.
Равномерная нагрузка на работников способствует созданию более эффективной, продуктивной и дружественной рабочей среды, что в конечном итоге приводит к улучшению общей производительности и успеху компании.